Per molte organizzazioni, l’outsourcing dei servizi IT sembra essere la risposta. Questo, in teoria, riduce le spese di manodopera, aumenta l’accesso a un pool più ampio di talenti e aumenta la produzione. Le cose non vanno sempre come previsto nella realtà. L’outsourcing dalle migliori aziende IT comporta rischi specifici che potrebbero convertire un buon concetto in agonia e miseria.
“Il divario di tempo di 6 ore tra noi mi ha sempre messo a disagio.”
“A causa della mancanza di comunicazione, ho dovuto spendere molto tempo e denaro per riparare e annullare le cose”.
“Ho dato loro dei soldi, ma non hanno completato il compito”.
“Circa il 95% degli sviluppatori in outsourcing non sarà adatto alla maggior parte delle aziende”.
Queste sono solo alcune delle preoccupazioni che abbiamo ricevuto dai nostri partner in merito ai problemi del team remoto. È questo un motivo per evitare di esternalizzare i progetti IT? Sicuramente no. Delegare compiti IT a team esterni è l’unico metodo pratico ed economico da sviluppare per molte startup e piccole aziende con risorse limitate.
Sebbene sia impossibile eliminare tutti i rischi di esternalizzazione, è possibile anticipare e mitigare con successo la maggior parte di essi. In poche parole, la prevenzione è preferibile al trattamento. Ecco alcuni dolori e dolori tipici, oltre a soluzioni.
Mancanza di fede
Molte persone hanno difficoltà a fidarsi di qualcuno che non stabilisce il contatto visivo. “Prima di fare un accordo, ho bisogno di guardarli negli occhi.” — Questo è il numero di imprenditori che esprimono le loro apprensioni per l’outsourcing. Entro il 2020, si prevede che più della metà dei professionisti qualificati farà parte di team remoti o ibridi (remoti/di ufficio). I leader aziendali dovrebbero imparare a creare fiducia con il personale fuori sede attraverso tattiche diverse dal contatto visivo in un modo o nell’altro.
Ci vuole tempo per creare fiducia, ma puoi alleviare alcune grandi preoccupazioni durante la fase di selezione del fornitore.
Passaggio 1: condurre ricerche approfondite.
Dovresti avere accesso a informazioni verificabili sui potenziali clienti per trovare i migliori. Cerca guida e assistenza da persone che conosci. Consultare altri proprietari di società che hanno utilizzato servizi remoti in passato. Visita noti siti di recensioni come GoodFirms, che fornisce un feedback dettagliato dei clienti su una varietà di fornitori di servizi.
Dopo aver ridotto le tue opzioni a pochi fornitori, richiedi case study e referenze. Per ottenere informazioni di prima mano e imparziali sul tuo potenziale appaltatore, contatta la loro clientela.
Passaggio 2: determinare se la comunicazione è adeguata o meno.
Tempi di reazione lenti e risposte di una sola parola dovrebbero sollevare una bandiera rossa significativa quando si tratta di creare fiducia. Avrai bisogno di uno staff proattivo in grado di cogliere le tue idee e fornire soluzioni migliori se vuoi avere successo. Questo è difficile a causa della mancanza di comunicazione.
Prenditi del tempo per intervistarli a fondo se vuoi saperne di più su di loro. Non esitate a porre qualsiasi domanda, in particolare di natura tecnica. Un feedback rapido e inequivocabile tramite e-mail, messaggistica, telefono o altri metodi migliora le tue possibilità di stabilire una partnership di successo.
Passaggio 3: pensa a un viaggio di lavoro.
Si dice che un’immagine vale più di mille parole. Questo è qualcosa che non possiamo negare. Il contatto faccia a faccia non può essere completamente sostituito da conversazioni telefoniche, social media o persino videoconferenze. Visita il tuo team o incontra il suo rappresentante (responsabile del team/responsabile delle vendite/proprietario dell’azienda) di persona, se possibile. Ti fornirà una migliore conoscenza delle tue opzioni future.
Abbandono del controllo
Per completare gli incarichi nei tempi previsti, anche il team più affidabile ha bisogno di una gestione e un monitoraggio adeguati. Ora arriva il problema successivo: come si tiene traccia dei lavoratori lontani? Quando ti trovi in diversi fusi orari e hai solo poche ore lavorative in comune, la situazione diventa molto più difficile da risolvere.
La “regola 4x” illustra l’idea che un progetto in outsourcing impiega quattro volte più tempo per terminare rispetto alla stima originale a causa di una perdita di controllo. Fortunatamente, esistono metodi collaudati per ridurre questo pericolo.
Passaggio 1: scegli un project manager
Alcuni imprenditori scelgono di gestire direttamente la propria forza lavoro remota. Nominare un project manager in loco, a nostro avviso, è un’alternativa significativamente più efficace.
Un PM esperto conoscerà le tue nuove reclute e sarà in grado di supervisionare il loro lavoro durante il normale orario lavorativo. In quali altri modi i project manager in loco contribuiscono al successo del tuo progetto? Includono, tra l’altro:
- Fai un programma.
- Tieni traccia dei risultati
- Trasforma i tuoi pensieri in piani precisi.
- Tutte le procedure del flusso di lavoro devono essere documentate e aggiornate regolarmente.
- Fornire rapporti agli intervalli concordati
Vale la pena notare che i fornitori di servizi affidabili sono abbastanza accomodanti quando si tratta di orari di lavoro. I loro primi ministri si adeguano alle variazioni di orario e alle usanze nazionali. Ad esempio, se il cliente è israeliano e il fine settimana è venerdì-sabato, il PM lo accoglierà e sarà accessibile la domenica.
Passaggio 2: selezionare il software di gestione del progetto appropriato.
Tutte le azioni dei fornitori sono più visibili che mai grazie ai moderni sistemi di gestione dei progetti. JIRA, Mingle e Assembla (solo per citarne alcuni) sono esempi di programmi che consentono di visualizzare ciò che è stato fatto e ciò che è ancora in corso, nonché la data/ora di scadenza per ogni lavoro.
Passaggio 3: pianificare riunioni su base regolare.
Puoi organizzare frequenti riunioni online con il tuo team, anche se il tuo project manager ha lo scopo di tenerti aggiornato. Puoi utilizzare queste riunioni settimanali o mensili per discutere gli obiettivi, identificare e riparare eventuali colli di bottiglia del flusso di lavoro e costruire una comprensione reciproca.
Problemi con la qualità
Anche i team più competenti con i migliori consigli non sono sempre in grado di fornire software di alta qualità. Per ottenere i migliori risultati, stabilisci in modo esplicito i tuoi standard di qualità e adoperati per assicurarti che vengano seguiti.
Passaggio 1: fai attenzione alle tariffe troppo basse per essere vere.
L’opzione più economica è generalmente la peggiore, quindi scegliere l’opzione più economica significa sacrificare la qualità del tuo futuro prodotto. Come punto di partenza, guarda i tassi di sviluppo software medi della regione. La fascia oraria di prezzo è approssimativamente la seguente:
$25-$50 in Eastern Europe
$18-$40 in Asia
$30-$50 in Latin America
Australia — $20-$40
Tieni presente che i servizi di ingegneri software qualificati sono spesso più costosi.
Passaggio 2: richiedi una prova gratuita o inizia con un MVP.
Molte società di sviluppo software su misura offrono una prova gratuita per dimostrare la qualità del loro codice e la loro capacità di rispettare le scadenze.
Un’altra alternativa è testare il concetto di azienda utilizzando un prodotto minimo sostenibile (MVP). Occorrono 2-4 settimane per creare un MVP. Durante questo periodo, valuterai se il team soddisfa le tue esigenze, incluso il modo in cui comunica, risolve i problemi di fuso orario e, naturalmente, se la sua esperienza e abilità sono sufficienti.
Passaggio 3: incorporare gli standard di garanzia della qualità nel contratto.
Nel contratto, specifica le tue aspettative di qualità. Il contratto dovrebbe includere requisiti di qualità del codice, criteri per il prodotto finale, capacità di throughput massima, un elenco di dispositivi su cui dovrebbe funzionare l’app e così via.
Quando il venditore non è più responsabile dell’app, all’inizio potrebbe funzionare correttamente ma iniziare a non funzionare correttamente entro una o due settimane. Negoziare un periodo di garanzia durante il quale il team di sviluppo si impegna a correggere eventuali difetti scoperti senza spese aggiuntive per prevenire tali problemi.
Costi non inclusi
L’outsourcing comporta spese che potresti non aver previsto. Ad esempio, a un certo punto potresti aver bisogno dell’assistenza di un avvocato a contratto o di un analista aziendale. Prendere in considerazione le spese di viaggio d’affari sopra menzionate. Tuttavia, due ragioni, nella nostra esperienza, causano la maggior parte delle spese aggiuntive associate all’outsourcing:
- Non tutte le esigenze del cliente sono state soddisfatte.
- Il cliente desidera aggiungere funzionalità o apportare modifiche al progetto che non rientrano nell’ambito originale.
Di conseguenza, ti suggeriamo di eseguire i seguenti passaggi:
Passaggio 1: sii il più specifico possibile sulle tue aspettative.
It’s hard to account for every aspect and anticipate every conceivable issue when dealing with complicated and non-standard software projects. During the development of an app, requirements are often changed, adjusted, or added to. The cost estimate will be more accurate if you explicitly describe (and record) your needs at the start of the project.
Passaggio 2: preparati a pagare per l’aumento dell’ambito.
Piccoli aggiustamenti che si verificano durante lo sviluppo del programma possono essere applicati senza la necessità di risorse aggiuntive. Tuttavia, se il tuo progetto si espande o decidi di aggiungere nuove funzionalità all’improvviso, dovresti preparare una richiesta di modifica. La tempistica, l’ambito e il budget del progetto verranno valutati e adeguati a seguito di queste modifiche.
Passaggio 3: stai lontano da scartoffie difficili.
I contratti e le richieste di modifica dovrebbero, infatti, essere il più espliciti possibile. Allo stesso tempo, il contratto dovrebbe essere semplice da comprendere. Le spese sepolte possono essere nascoste dietro un fraseggio complicato e un sofisticato gergo legale, oltre a caratteri minuscoli. In ogni circostanza, leggi attentamente ogni frase prima di firmare.
Preoccupazioni sulla proprietà intellettuale
C’è sempre il rischio che materiale sensibile venga trapelato quando lo si invia a un team lontano. Potresti anche essere preoccupato per la tua app prodotta di recente. Cosa succede se il venditore conserva questo software o una parte di esso per sé o per un futuro cliente? Per evitare ciò, adotta misure legali per salvaguardare la tua proprietà intellettuale (IP).
Passaggio 1: firma di un accordo di non divulgazione (NDA)
Quando inizi a lavorare con un nuovo team remoto, un NDA è un approccio semplice per salvaguardare la tua proprietà intellettuale. Il documento specifica quali informazioni sono ritenute sensibili e richiedono una protezione speciale. Potrebbe includere segreti commerciali, know-how, idee, progetti, elenchi di clienti e altre informazioni che è necessario trasmettere al fornitore per la valutazione e lo sviluppo del progetto. Il tuo fornitore di servizi si impegna a non abusare o distribuire dati sensibili senza il consenso del cliente firmando l’accordo. In caso di violazione, l’accordo prevede sanzioni e azioni legali.
Passaggio 2: includi una clausola nel contratto principale che protegga la tua app finita.
Il contratto principale dovrebbe includere una clausola in cui si afferma che la tua azienda possiede la proprietà intellettuale del prodotto completato e tutto ciò che è ad esso collegato (codice sorgente, algoritmi, ecc.). Il pacchetto software è tuo dopo aver pagato la quota.
Passaggio 3: considera il tuo fornitore di servizi come un collaboratore.
Formando una cooperazione a lungo termine con un fornitore di servizi affidabile, puoi affrontare i problemi di sicurezza molto più rapidamente. Le possibilità di infedeltà e furto diminuiscono man mano che la tua relazione si evolve e inizi a considerarti l’un l’altro come partner commerciali. La fiducia reciproca, d’altra parte, ti consente di quadruplicare i tuoi sforzi di sicurezza e protezione.
Ultimi pensieri
Quando si delega per la prima volta un progetto software a un team remoto, si incontra la maggior parte dei rischi descritti in questo articolo. Li vedi come perfetti estranei e con una buona causa. “Il tempo cura tutte le ferite”, come recita un vecchio proverbio. Trovare un fornitore di servizi che soddisfi le tue esigenze, negoziare tutti gli accordi e sviluppare un flusso di lavoro ben strutturato richiede tempo. Più attento sarai all’inizio, meno dolore eviterai. A lungo termine, dovresti dedicare sforzi alla costruzione di una relazione con il tuo fornitore. Molte ansie, paure e dolori possono essere alleviati da una partnership commerciale a lungo termine basata su apertura e fiducia.
